Архивный отдел администрации Балаковского муниципального образования на 01.01.2006г. осуществляет хранение документов:
постоянного хранения 390 фондов в количестве 63027 единиц хранения
по личному составу 385 фондов в количестве 24444 единиц хранения
из них 348 фондов ликвидированных организаций.

За 2005 год архивным отделом проделана определенная работа:
Проведена и завершена сплошная проверка наличия и состояния документов в архиве с постоянным составом документов в количестве 44747 единиц хранения и начата в архиве по личному составу - 494 единицы хранения.
По комплектации архивного отдела осуществлен прием документов от
21 организации, а именно :
постоянного хранения - 1356 единиц хранения,
по личному составу - 974 единицы хранения
из них ликвидированных
организаций - 783 единицы хранения.

Проведена научно-техническая обработка документов 19 городских и районных организаций
постоянного хранения - 1986 единиц хранения
по личному составу - 951 единиц хранения
.
Исполнено социально-правовых запросов от учреждений, организаций, предприятий и граждан 6023 , из них 5707 запроса с положительным результатом. Что составляет 110, 4 % по сравнению с 2004 годом.
В 2005 году были проведены 1 выставка и 3 подборки материалов к передвижной выставке, а именно:
- «Ерошкин В.К. – Герой Советского Союза»,
- «Этот день мы приближали, как могли»,
- «Есть такая профессия Родину защищать».

В 2005 году продолжена работа по освоению и формированию электронных баз данных:
- по органам местной власти - объединенной администрации города и района и администрации Балаковского муниципального образования в настоящее время формируется предметно-тематический электронный каталог (с 1992г по 1998г),
- формируется база данных «Архивный фонд»,
- ведется электронный справочник – список фондов,
- имеется база данных по всей планово-отчетной документации,
- ведется список организаций-источников комплектования архивного отдела в электронном варианте,
- формируется база данных по постановлениям главы администрации о признании правопреемственности при реорганизации и ликвидации предприятий в соответствии с Положением, утвержденным Советом депутатов,
- используются две базы данных ЕГРПО отдела статистики действующих и ликвидированных организаций любых правовых форм собственности, расположенных на территории Балаковского муниципального образования,

Архивный отдел администрации в 2005 году, осуществляя организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений, ведет контроль за обеспечением сохранности и использованию архивных документов в 62 организациях списка №1 организаций-источников комплектования архивного отдела.
Контроль за комплектованием ведомственных архивов организаций, расположенных на территории Балаковского муниципального образования и обеспечением сохранности документов по личному составу в соответствии с Положением, утвержденным решением Совета депутатов Балаковского муниципального образования осуществляется также через постановления главы администрации о признании правопреемственности документов по личному составу.
Данное решение Совета депутатов муниципального образования позволило уже на начальной стадии реорганизации или ликвидации «Организаций» предотвратить утрату архивных документов постоянного хранения и по личному составу, осуществить охрану прав и законных интересов государства, юридических лиц и граждан по исполнению социальных гарантий пенсионного обеспечения и, что очень важно, сохранить сеть ведомственных архивов и проводить их комплектование по отраслевому, территориально-технологическому, кадровому, информационному и учредительному признакам.
Организация работы с документами реорганизованных и ликвидированных предприятий в соответствии с данным Положением позволило оставить на ведомственном хранении уже около 30 тысяч документов по личному составу, что в свою очередь обеспечило стабильное и качественное выполнение архивных справок социально-правового характера по перерасчету и начислению пенсий гражданам не только по предприятиям с нормальными, но и вредными условиями труда.
В 2005 году было принято 7 постановлений о признании правопреемственности документов постоянного хранения и личному составу, что позволило оставить на ведомственном хранении 2 тыс.документов.
В соответствии со ст.23 п.10 Федерального закона «Об Архивном деле в Российской Федерации» конкурсные управляющие вправе передать на хранение документы в муниципальный архив, что составляет около 20 тысяч документов (ОАО «Саратовгэсстрой» - 18 тыс., УМЖХ-1 – УМЖХ-6 - 1,5 тыс. документов), для которых необходима дополнительная площадь хранилища .
По «Организациям» списка №1 и списка №2 в перспективе ожидается прием и формирование документов
постоянного хранения - 20840 д.
по личному составу - 41890 д.
Итого: - 62730 д.,
для которых необходимо дополнительная площадь хранилищ.
Для того, чтобы обеспечить прием, сохранность и проведение работ с вышеуказанным количеством дел архивному отделу администрации необходимо иметь производственные площади хранилищ под данный объем и увеличение штатных единиц для выполнения социально-правовых запросов.


Из вышесказанного можно сделать вывод, что работа архивного отдела администрации в сфере развития архивного дела на территории Балаковского муниципального образования направлена на совершенствование форм и методов работы самого архивного отдела, а также для улучшения работы ведомственных архивов и усиления контроля за их деятельностью по реализации архивного законодательства Российской Федерации, нормативных и распорядительных документов Совета депутатов и главы Балаковского муниципального образования, т.е. на то чтобы архивный отдел администрации в полном объеме и с максимальной отдачей мог осуществлять исполнительные, распорядительные и контрольные функции в соответствии с Уставом Балаковского муниципального образования.


Начальник архивного отдела
администрации Балаковского
муниципального администрации Н.В.Зиновьев